Система контроля в личном фонде
Материал подготовлен специалистами Юридического бюро «Водчиц и Партнёры»
Краткое резюме
- Собственник не может быть директором фонда — закон прямо запрещает это. Поэтому ключевая задача — построить систему, которая ограничит возможность единоличного принятия решений директором.
- Контроль строится на трёх уровнях: органы фонда (надзорный орган, ВКО, ВОУ), система согласования сделок и система двух подписей (корпоративная и банковская).
- Надзорный орган не управляет фондом — его задача проверять соблюдение правил, выявлять нарушения и передавать материалы в органы управления.
- Система двух подписей — самый надёжный механизм защиты от недобросовестного директора. Ни одна сделка и ни один платёж не могут быть совершены единолично.
- Контроль не должен парализовать управление — все операции делятся по степени риска: текущая деятельность, значимые сделки и стратегические решения.
Одной из главных задач при создании личного фонда является построение эффективной системы внутреннего контроля.
Собственник не может быть директором фонда.
Поэтому главная задача – создание механизмов, ограничивающих возможность единоличного принятия решений директором.
Именно поэтому в хорошо структурированном личном фонде контроль строится не вокруг одного органа, а представляет собой многоуровневую систему.
Система контроля включает:
- надзорный орган;
- высший коллегиальный орган (ВКО);
- единоличный высший орган управления (ВОУ);
- систему согласования отдельных сделок;
- систему двух подписей;
- внутренний и внешний аудит;
- систему отчетности.
Каждый из этих элементов выполняет собственную функцию и не заменяет остальные.
1. Первый уровень контроля — органы фонда
Контроль может осуществляться несколькими органами фонда одновременно.
При этом необходимо разделять управление фондом и контроль за его деятельностью.
Распределение функций между органами фонда
- Директор управляет текущей деятельностью фонда.
- ВКО принимает стратегические решения, утверждает ключевые сделки. Контролирует исполнение своей воли директором, ключевые сделки и глобальную деятельность фонда.
- ВОУ, если он предусмотрен, осуществляет высший контроль над системой управления фонда. ВОУ может заменять все органы контроля при жизни учредителя фонда.
- Надзорный орган не управляет фондом. Его задача — проверять соблюдение установленных правил управления и выявлять нарушения.
Именно поэтому надзорный орган не заменяет ВОУ, ВКО или директора, а дополняет систему управления.
1.2. Когда действительно нужен надзорный орган
Если при жизни учредитель самостоятельно осуществляет функции единоличного высшего органа управления, необходимость создания надзорного органа зачастую отсутствует.
Однако ситуация меняется, если:
- в фонде находятся значительные активы;
- появляется несколько выгодоприобретателей;
- существует риск семейных конфликтов;
- фонд владеет действующим бизнесом;
- управление передано профессиональному менеджменту.
Именно в этих случаях возникает необходимость независимого внутреннего контроля.
1.3. Что именно контролирует надзорный орган
Практически во всех хорошо структурированных фондах надзорный орган контролирует четыре направления.
Четыре направления контроля надзорного органа
1. Работу директора
В частности:
- соблюдение ограничений полномочий;
- исполнение решений ВКО;
- совершение сделок;
- движение денежных средств;
- управление дочерними обществами.
2. Соблюдение условий управления фондом
Проверяется соблюдение:
- устава;
- инвестиционной политики;
- установленных ограничений;
- внутренних регламентов.
3. Защиту интересов выгодоприобретателей
Контролируется:
- правильность выплат;
- соблюдение условий управления;
- отсутствие конфликта интересов;
- соблюдение порядка распределения доходов.
4. Сохранность активов фонда
Проверяются:
- денежные средства;
- инвестиционный портфель;
- недвижимость;
- корпоративные активы;
- займы;
- финансирование.
1.4. Как работает контроль на практике
Это постоянная система получения информации.
Например, директор может быть обязан регулярно представлять:
Периодичность отчетности директора
Ежемесячно:
- сведения о движении денежных средств;
- информацию о совершенных сделках;
- данные об исполнении бюджета фонда.
Ежеквартально:
- финансовую отчетность;
- информацию об инвестиционном портфеле;
- сведения об изменении стоимости активов.
Ежегодно:
- результаты аудита;
- оценку эффективности управления активами;
- отчет о соблюдении условий управления фондом.
По требованию:
- любую информацию и документы.
Именно наличие понятной системы отчетности позволяет надзорному органу своевременно выявлять нарушения, не вмешиваясь в текущее управление фондом.
1.5. Полномочия надзорного органа
Для выполнения своих функций надзорный орган обычно получает право:
- запрашивать документы;
- получать бухгалтерскую отчетность;
- знакомиться с банковскими выписками;
- требовать объяснения директора;
- инициировать внутренние проверки;
- инициировать внешний аудит;
- готовить заключения для ВКО;
- уведомлять органы управления о выявленных нарушениях.
При этом важно понимать принципиальную особенность.
Надзорный орган не принимает управленческие решения.Он проверяет, анализирует и сообщает о нарушениях.
1.6. Если выявлено нарушение
Что делать, если директор не предоставляет документы
Эту ситуацию желательно урегулировать в уставе и условиях управления фондом заранее.
Как правило, система может предусматривать следующую последовательность действий:
Алгоритм действий при отказе директора предоставить документы
- Надзорный орган направляет директору письменный запрос о предоставлении документов.
- Если документы не представлены в установленный срок, надзорный орган составляет заключение о нарушении.
- Информация передается в ВКО или ВОУ.
- В зависимости от полномочий органов управления могут быть приняты решения:
- об обязании директора предоставить документы;
- о проведении внеочередной проверки;
- о привлечении независимого аудитора;
- об ограничении полномочий директора;
- о прекращении полномочий директора и назначении нового исполнительного органа.
Именно поэтому важно заранее определить в уставе сроки предоставления информации, перечень документов и последствия отказа директора от сотрудничества.
Что происходит, если надзорный орган выявил нарушение
Само по себе выявление нарушения еще не означает автоматического признания сделки недействительной или прекращения полномочий директора.
Задача надзорного органа заключается в том, чтобы зафиксировать нарушение и инициировать дальнейшие процедуры.
Как правило, алгоритм выглядит следующим образом:
Алгоритм действий при выявлении нарушения
- Выявление нарушения.
- Подготовка заключения с описанием обстоятельств и возможных последствий.
- Направление заключения директору для получения объяснений (если это предусмотрено внутренними документами фонда).
- Передача материалов в ВКО или ВОУ.
- Принятие соответствующего решения органом управления.
Меры, которые могут быть приняты в зависимости от характера нарушения
- отмена или приостановление исполнения решения (если это допускается уставом и решение еще не исполнено);
- проведение внутреннего или внешнего аудита;
- предъявление директору требования об устранении нарушений;
- прекращение полномочий директора;
- предъявление требований о возмещении убытков;
- обращение в суд с иском об оспаривании сделки;
- обращение в суд с требованием о возмещении убытков.
Таким образом, надзорный орган не заменяет органы управления фонда. Он обеспечивает выявление нарушений, их документирование и передачу материалов органам, уполномоченным принимать управленческие решения.
2. Второй уровень контроля — система согласования сделок
Даже самый профессиональный директор не должен иметь возможность единолично распоряжаться наиболее ценными активами фонда.
Поэтому уставом может быть предусмотрено обязательное согласование отдельных сделок.
Сделки, подлежащие согласованию ВКО или ВОУ
- сделки с недвижимостью;
- сделки с долями и акциями;
- выдача займов;
- получение кредитов;
- поручительства;
- инвестиционные сделки;
- открытие банковских счетов;
- сделки с активами свыше установленного лимита.
Здесь важно понимать, что именно ВКО или ВОУ принимают решение, а надзорный орган лишь контролирует соблюдение установленной процедуры.
Этот блок вопросов не вызывает. Без одобрения сделки со стороны ВКО или ВОУ директор не сможет вывести активы.
Возможны разные мошеннические схемы, но это уже уровень уголовного преследования. Для полного исключения выбытия активов есть третий уровень контроля.
3. Третий уровень контроля — система двух подписей
Еще одним эффективным механизмом защиты активов является система двух подписей.
Ее смысл заключается в том, что директор не может единолично распоряжаться активами и денежными средствами фонда.
Для проведения определенных операций требуется подпись второго лица.
3.1. Совместное осуществление полномочий лицами, действующими без доверенности
Это корпоративный механизм контроля.
Статья 53 ГК РФ позволяет предусмотреть в уставе, что полномочиями выступать от имени юридического лица без доверенности обладают несколько лиц, которые действуют совместно.
Тут речь не про двух директоров, как это принято называть.
Если полномочия таких лиц совместные, то юридическое лицо выражает свою волю только при совместном волеизъявлении таких лиц.
Варианты совместного осуществления полномочий в личном фонде
Применительно к личному фонду это может выглядеть следующим образом:
- директор + председатель ВКО;
или
Оба лица указываются в ЕГРЮЛ как лица, действующие без доверенности совместно.
3.2. Как работает механизм
Например, директор решил продать принадлежащую личному фонду недвижимость.
Он самостоятельно готовит документы, проводит переговоры, организует оценку имущества и согласовывает условия сделки.
Однако подписать договор купли-продажи только своей подписью он уже не вправе.
Для возникновения воли фонда необходимо совместное подписание договора вторым лицом, которое также действует без доверенности.
До появления второй подписи фонд не считается выразившим свою волю на совершение сделки.
Что теряет директор при системе двух подписей
Фактически это означает, что директор лишается возможности единолично:
- заключить договор;
- подписать дополнительное соглашение;
- выдать доверенность;
- подать заявление в государственный орган;
- совершить иные юридически значимые действия.
Ключевой вывод:Подобная конструкция обеспечивает наиболее высокий уровень защиты активов, поскольку контроль осуществляется еще до возникновения обязательства фонда перед контрагентами.
3.3. Две банковские подписи
Это уже не корпоративный, а технический механизм контроля.
Даже если директор обладает правом единолично действовать без доверенности, банк может предусмотреть, что платежные документы исполняются только после подтверждения двумя пользователями.
Разграничение полномочий при банковской системе двух подписей
В этой модели директор вправе:
- заключить договор;
- подписать акт;
- принять обязательство от имени фонда.
Но перечислить денежные средства самостоятельно он уже не сможет.
Банк исполнит платеж только после подтверждения вторым пользователем системы дистанционного банковского обслуживания.
4. Как не превратить контроль в паралич управления
Контроль не должен мешать управлению.
Поэтому эффективная система управления строится на распределении контроля по различным этапам управления активами и в зависимости от уровня риска конкретной операции.
4.1. Разделите все операции по степени риска
Уровни риска операций
Первый уровень — текущая деятельность:
- коммунальные платежи;
- выплата заработной платы;
- уплата налогов;
- оплата аренды;
- приобретение канцелярских товаров;
- заключение обычных хозяйственных договоров в пределах установленного лимита.
Такие действия директор должен совершать самостоятельно.
Второй уровень — значимые сделки:
- приобретение имущества;
- выдача займов;
- инвестиции;
- сделки со связанными лицами;
- платежи свыше установленной суммы.
Для них уже может требоваться предварительное согласование ВКО либо совместное подписание лицами, действующими без доверенности.
Третий уровень — стратегические решения:
- продажа ключевых активов;
- изменение инвестиционной стратегии;
- передача бизнеса;
- прекращение участия в обществах;
- сделки, изменяющие структуру капитала фонда.
Такие вопросы целесообразно отнести к исключительной компетенции ВОУ.
4.2. Устанавливайте сроки принятия решений
Желательно заранее определить:
- срок рассмотрения материалов ВКО;
- срок принятия решения ВОУ;
- срок подписания документов лицами, действующими без доверенности совместно;
- срок подтверждения банковских платежей.
Это исключает ситуацию, когда работа фонда блокируется из-за бездействия одного из органов управления.
5. Практический вывод
Надежность личного фонда определяется не количеством органов управления, а качеством построенной системы контроля.
Эффективная модель контроля в личном фонде
Наиболее эффективной является модель, в которой различные механизмы дополняют друг друга:
- директор осуществляет текущее управление;
- ВКО или ВОУ принимают ключевые решения;
- надзорный орган осуществляет независимый контроль;
- система отчетности обеспечивает прозрачность деятельности;
- согласование отдельных сделок ограничивает полномочия директора;
- система двух подписей исключает возможность единоличного вывода денежных средств.
Именно такая многоуровневая модель позволяет одновременно сохранить управляемость фонда и обеспечить высокий уровень защиты активов.
6. Полезные ссылки
Материал подготовлен специалистами Юридического бюро «Водчиц и Партнёры». Статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов обращайтесь к специалистам.