Меняем ситуацию в Вашу пользу
Юридическое бюро Водчиц и Партнёры
Ведущий юрисконсульт Мосеевский Константин Валериевич
Управляющий партнер Водчиц Дмитрий Игоревич
Часть 2.
Часть 1 по ссылке: https://vodchits.ru/razvivajtes/istrebovanie-dokumentov-i-informacii-v-ooo/
Почти всегда участнику требуются документы, обычно используемые в Обществе, но законодательно не обязательные.
Это управленческая отчетность, аналитические финансовые таблицы и расшифровки, бюджеты, отчеты и т.д.
По закону права участников не позволяют запросить эти документы, если их нет в обществе на дату запроса. Не достаточно просто представит переписку, где речь идет про документы. Нужно доказать, что общество с ограниченной ответственностью их хранит. При истребовании документов судом обязанность доказывания наличия документов у общества лежит на участнике.
В Постановлении АС СЗО по делу А56-30829/2019 от 11.03.2020 г. суд указал, что обязанность по составлению дополнительных документов возникает после внесения ее в Устав. В данном споре корпоративный договор предусматривал лишь обязанность участников внести изменения в Устав. В устав указанная обязанность внесена не была.
Для облегчения доказывания и создания правой основы истребования подобных дополнительных документов необходимо, чтобы обязанность их составления, хранения и порядок предоставления были определены уставом. Считаем, что достаточным будет закрепить обязанность и порядок в корпоративном договоре, если его стороной будет выступать и генеральный директор общества. Корпоративным соглашением должна быть предусмотрена и ответственность генерального директора.
В этом случае генеральный директор не сможет ссылаться на отсутствие обязанности общества по их созданию и хранению. У участника не будет обязанности в суде доказывать факт их наличия у общества.
Очень часто участники запрашивают данные по сотрудникам, копии их трудовых договоров, штатные расписания и т.д. Это документы, содержащие персональные данные. У них особый порядок предоставления.
В информационном письме ВАС РФ № 144 указано, что участник вправе истребовать документы, содержащие персональные данные физических лиц, необходимые ему для обращения в суд (например, фамилию, имя, отчество и место жительства физического лица, иную информацию, сведения о размере вознаграждения физического лица – ответчика или третьего лица по делу).
Также документы, содержащие персональные данные, могут быть предоставлены, если они необходимы участнику для целей защиты своих прав и законных интересов.
Под целями защиты прав и интересов подразумевается:
— оспаривание сделки, заключенной с этим лицом;
— обращение в суд с иском о возмещении причиненных обществу убытков к персоналиям из органов управления обществом.
Участник обязан доказать, что запрошенные данные необходимы ему для защиты его прав.
В противном случае суд откажет в удовлетворении требования.
Данный вывод находит своё подтверждение в Постановлении АС СЗО от 1 февраля 2021 г. по делу N А56-22042/2020.
Согласно п.9 информационного письма ВАС РФ № 144, если участник обратился с требованием к обществу о предоставлении заверенных копий документов, то копии таких документов должны быть заверены должностным лицом Общества либо засвидетельствована нотариусом.
Уставом Общества может быть предусмотрена обязанность участника внести предварительную оплату копий документов.
В этом случае Общество обязано в течение трёх рабочих дней сообщить участнику стоимость их изготовления.
Мы рекомендуем данные положения в обязательном порядке закрепить в уставе.
Общество может требовать с участника компенсации только стоимости бумаги и чернил, если копии изготавливаются самим обществом. Затраты на оплату труда специалистов по подготовке копий документов, уплата НДФЛ, страховых взносов и т.п. к таким расходам не относятся. Такой вывод находит своё подтверждение в Постановление Арбитражного суда Московского округа от 13 мая 2019 г. N Ф05-6041/19 по делу N А40-22091/2018.
При требовании предоставления документов в электронном виде общество вообще ничего не может компенсировать.
При этом, если у общества нет ресурсов и оно передает изготовление копий третьим лицам, то участник обязан компенсировать все расходы на подготовку копий.
В устав рекомендуем включить оговорку, что «В случае запроса участником большого объема документов общество поручает изготовление копий на бумажном или электронном носителе третьим лицам. На основании требования участника о предоставлении документов общество в течение трёх рабочих дней выставляет участнику счёт на предварительную оплату их копий, изготовление которых поручается третьему лицу. Плата за изготовление копий не может превышать стоимости их изготовления у третьего лица».
В течение срока, предусмотренного законом, который исчисляется с момента предварительной оплаты копий документов, Общество передаёт копии документов участнику Общества».
Это уменьшит прыть участника истребовать все подряд.
При отсутствии в уставе условия о предварительной оплате копий документов, срок предоставления документов начинает исчисляться с момента получения требования.
Кроме того, право требовать компенсации расходов в связи с изготовлением копий документов возникает у Общества после их изготовления.
В случае предоставления информации в виде копий, записанных на электронные (компьютерные) носители, удостоверение информации может быть осуществлено с использованием электронной цифровой подписи.
В этом случае Общество вправе потребовать возмещения своих расходов на приобретение электронного носителя информации.
П.3 ст.50 ФЗ «Об ООО» указывает на то, что участник может потребовать, чтобы ООО направило копии документов по указанному участником адресу. В этом случае участник обязан возместить обществу расходы на пересылку.
Если право на предоставление документов нарушено, то участник вправе требовать судебной неустойки. Она называется астрент. И может быть очень существенной.
Есть примеры астрента в размере миллионов рублей за каждый день просрочки исполнения решения суда.
Так, по делу ООО «СИМЕНС МОБИЛЬНОСТЬ» (№ А40-257889/22-107-1790) суд установил судебную неустойку в размере 16 088 951,88 р. за каждый день неисполнения. Это дело не касалось документов, но иллюстрирует существенность неустойки за неисполнение решения суда.
В Определении Верховного Суда Российской Федерации от 05.06.2018 N 305-ЭС15-9591 суд указал на то, что размер судебной неустойки определяется судьей по своему внутреннему убеждению. Судебная неустойка несет в себе публично-правовую составляющую, поскольку она является мерой ответственности на случай неисполнения судебного акта.
Судебная практика сформировала критерии, которые учитывают суды для определения справедливого размера астрента. Приведём отдельные из них.
— Объем документации и важность для истца. (Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 1 февраля 2019 г. N 01АП-10855/18).
— Длительность неисполнения требования участника (Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 11 января 2024 г. N 02АП-9056/23 по делу N А82-15806/2022).
— Объем неисполненных требований участника (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 15 июля 2021 г. N Ф04-3477/21 по делу N А45-13725/2020).
— Степень недобросовестности общества (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 17 декабря 2021 г. N Ф08-12283/21 по делу N А53-35233/2019).
Поэтому, при поступлении требования от участника, нельзя его игнорировать. Нужно предоставить в обязательном порядке те документы, спорность предоставления которых не вызывает вопросов.
Это может повлиять на уменьшение суммы неустойки в случае удовлетворения требования участника в суде.
Определите тот перечень документов, которые Общество обязано создавать и хранить в силу закона, и/или создание и хранение которых предусмотрено корпоративным договором, уставом и внутренними документами общества.
Учитывайте, что по общему правилу, требовать можно те документы, которые связанные с деятельностью Общества участником которого вы являетесь.
Учитывайте, что нельзя неоднократно требовать одни и те же документы. Это может быть расценено как недобросовестность.
Если для восстановления Вашего права необходимо получить документы за пределами трёхлетнего периода деятельности Общества, то будьте готовы обосновать ценность для вас этих документов. Вам нужно уже в требовании указать для чего нужны документы и почему без них не обойтись.
Не затягивайте с подачей в суд и не вступайте в ненужную переписку.
Сразу укажите на необходимость взыскания разумного на Ваш взгляд астрента, но не злоупотребляйте.
Не плодите надуманных и бесперспективных исков. Это тактика гринмейлеров. Ее можно только порицать. Не слушайте тех, кто это советует. Это мошенники. Такая тактика ведет к убыткам, репутационным потерям и иногда даже приводит к скамье подсудимых.
Если в Обществе есть корпоративный конфликт, то подготовьте описание сути этого конфликта и доказательства его наличия. Собирайте доказательства злоупотреблений со стороны общества.
Проверьте как внутренние документы общества регулируют вопрос предоставления документов и предварительную оплату их копий.
Если указанное условие прописано в уставе, то Обществу следует в течение трёх дней с момента получения требования потребовать от участника произвести оплату изготовления копий.
Мы предлагаем определить в уставе, что копии документов изготавливаются третьим лицом, а стоимость их изготовления не может превышать цену его услуг.
Проанализируйте перечень запрошенных документов на предмет неоднократности их истребования участником, периода их истребования, опубликования их в публичном доступе.
Если документы ранее предоставлялись, официально опубликованы, их период превышает три года, то следует отказать участнику и описать причину отказа.
Вместе с этим, если участник требует документы за пределами трёх лет, предложите ему пояснить цель предоставления данных документов для того, чтобы определить какую экономическую или юридическую ценность они для него представляют. Так же определите не истекли ли сроки давности.
Обязательно сообщите участнику о документах, которые общество не создаёт и не хранит в силу закона.
Если со стороны участника очевидны злоупотребления или недобросовестность, то фиксируйте это доказательствами.
В случае истребования значительного объёма документов, сообщите участнику о дополнительном сроке на подготовку копий.
Передайте те документы, которые Общество обязано предоставить согласно закону, уставу и иным документам общества.
Имейте ввиду, что при отправке документов почтовым отправлением, судебная практика не обязывает составлять опись их вложения. Однако, так как вы столкнулись с недобросовестным участником, то рекомендуем фиксировать описью все без исключения передаваемые документы.
И самое главное, в суде занимайте последовательную позицию. Если вы видите признаки гринмейла, то заявляйте об этом с первых отзывов. Такая фиксация злоупотреблений поможет и в дальнейшем, если появятся основания для подачи иска об исключении участника из Общества.
Юридическое бюро Водчиц и партнеры.
Мы команда профессиональных налоговых и корпоративных юристов с более чем 15 летним опытом работы.
Рекомендованы ведущими рейтингами Право 300 и Best Lawyers.
В случае возникновения вопросов, комментариев и пожеланий обращайтесь по контактам, указанным на нашем сайте.
Экономьте время и деньги – обращайтесь к профессионалам.
Читайте часть 1 по ссылке: https://vodchits.ru/razvivajtes/istrebovanie-dokumentov-i-informacii-v-ooo